Abb. 1: Architectural Overview
Physische Post ist heutzutage immer noch ein wesentlicher Bestandteil der Kommunikation in der Geschäftswelt, vor allem in traditionellen Branchen wie Verwaltung und Finanzen. Diverseste Arten von Post werden in großen Mengen tagtäglich im Finanzwesen versendet und stellen einen unabdingbaren Teil des Arbeitsablaufs für tausende Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen dar.
Damit die Post, also hunderte Dokumente pro Woche, auch effektiv in digitale Arbeitsprozesse eingebunden werden kann, muss diese mithilfe von künstlicher Intelligenz effizient digitalisiert, an die richtigen Empfänger innerhalb der Organisation zugestellt, und an bestehende Systeme angebunden werden.
Problemstellung
Der Kunde hatte im Zuge der Covid-19-Pandemie eine Notlösung zur Digitalisierung der eingehenden Post finden müssen. Da zu dieser Zeit nur noch wenige Mitarbeiter vor Ort im Büro sein konnten, aber trotzdem Zugriff auf ihre Post haben mussten, wurde eine einfache, jedoch nicht sehr effiziente, Lösung zur Digitalisierung der Post innerhalb der Organisation umgesetzt.
Unsere Aufgabe war es nun ein neues, effizientes und nutzerfreundliches System zu entwickeln, welches das Arbeiten mit Post in digitaler Form weitestgehend automatisiert und an bestehende Ökosysteme innerhalb der Organisation und von Drittanbietern anknüpft.
Bspw. wurde die Zustellung der Post innerhalb der Organisation mithilfe von Texterkennung und künstlicher Intelligenz fast vollständig automatisiert und es konnten mehrere Schritte in verschiedenen Prozessen automatisiert werden.
In Abbildung 1 ist der grundlegende Aufbau der Infrastruktur zu sehen. Unsere Lösung umfasst allerdings lediglich die Entwicklung und Gestaltung der nutzerseitigen Anwendung, sowie die Planung von Anbindungen an Drittsysteme und den Aufbau automatisierter Integrationstests der gesamten Anwendung.
Nutzerfreundlichkeit und Change Management
Das Entwickeln einer Anwendung für einen Großkonzern, welche einen so elementaren Kernprozess wie die Post digitalisiert, bringt einige Herausforderungen mit sich.
Zum einen müssen bestehende manuelle Prozesse auf eine selbsterklärende und intuitiv verständliche Art und Weise dargestellt und dem Nutzer innerhalb der Anwendung zugänglich gemacht werden. Hierzu muss die Nutzeroberfläche (UI) eine saubere, funktionale Darstellung haben und die Nutzererfahrung (UX) geradlinig und selbsterklärend sein. Auch das Thema Accessibility spielt hierbei in der Organisation des Kunden eine wichtige Rolle.
Zum anderen ist es von hoher Signifikanz, dass die Anbindung an alle weiteren, bereits bestehenden und in Arbeitsabläufe integrierten Systeme reibungslos funktioniert.
Sollte einer dieser Punkte nicht erfüllt werden, so wird die Akzeptanz für diese neue Anwendung innerhalb der Organisation des Kunden sehr gering ausfallen, was sich sehr negativ auf die erhofften Einsparungen und Produktivitätssteigerungen im Zuge des Rollouts dieser neuen Anwendung auswirkt.
Durch das Implementieren von Best Practices im Bereich UI und UX, sowie die intensive Zusammenarbeit mit relevanten Stakeholdern konnte diese Herausforderung erfolgreich gemeistert werden.
Die neu entwickelte Anwendung bildet einen Sammelpunkt für eine Vielzahl von organisationsinternen Eigenentwicklungen, sowie Drittsystemen. Somit werden nicht nur diverse Schnittstellen angesprochen, sondern es müssen auch eigene Schnittstellen für andere Anwendungen bereitgestellt werden.
Besonders die Anbindung und Standardisierung von Software, welche von Drittanbietern stammt, stellten sich als eine große Herausforderungen dar.
Außerdem mussten diverse Hardwareprodukte, wie bspw. Scanner, in einen nahtlosen Ablauf eingebunden werden, sodass vom Posteingang beim Kunden, über die digitale Bereitstellung der Post für die Mitarbeitenden, bis hin zur Weiterverarbeitung der Dokumente in Drittsystemen oder anderweitigen Prozessen, eine effiziente Lösung entwickelt werden konnte.
Die Implementierung erfolgte zunächst unter Scrum mit zwei Teams und synchronisierten Sprints, danach weiterhin mithilfe agiler Entwicklungsmethoden unter Kanban. Fast der gesamte Entwicklungsprozess der Anwendung, von Prototyp über MVP (Minimum Viable Product) bis hin zum großflächigen Release, wurde von Attek betreut und fand in enger Zusammenarbeit mit dem kundeneigenen Entwicklungsteam statt.
Techstack
TypeScript, React, Java, Spring, Docker, Kubernetes, Azure, Postgres, Playwright
React & TypeScript
Die Wahl des Frontend Frameworks fiel bereits vor Projektstart auf React. Um eine große Anwendung mit React optimal umsetzen zu können, führt kein Weg an TypeScript vorbei. Eine kundeneigene Component Library, sowie weitere selbstentwickelte Packages wurden ebenfalls in React und Typescript implementiert.
Playwright & Jira X-Ray
Zur Implementierung einer vollumfänglichen Teststrategie wurde das neuartige Testing-Framework Playwright in Kombination mit Jira X-Ray zur Testdokumentation verwendet. Playwright wurde in Kombination mit TypeScript zur Erstellung von flächendeckenden Integrationstests der Anwendung verwendet.
Docker, Kubernetes und Azure
Docker ist Standard für den Betrieb von Applikationen jeglicher Art. In einem Kubernetes-Cluster wurden sämtliche Bestandteile der Anwendung, sowie diverse Microservices zur Verfügung gestellt. Dieses Cluster wird in der Cloud von Microsoft Azure betrieben.
Die Anwendung wurde beim Kunden bereits erfolgreich mit einer ausgewählten Anzahl an Fachbereichen pilotiert und wird nun zeitnah in der gesamten Organisation ausgerollt werden. Es wird geschätzt, dass die Anwendung von ca. 3.000 Nutzern pro Tag verwendet werden wird.
Attek betreut den Kunden weiterhin aktiv und unterstützt ihn bei der Weiterentwicklung dieser Anwendung, sowie der Neuentwicklung weiterer, fachverwandter Lösungen.
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